Der RCDS (Ring Christlich-Demokratischer Studenten) der Zeppelin Universität und die Mittelstands- und Wirtschaftsunion der CDU im Bodenseekreis hatten zu zwei Vorträgen zur KI mit anschließender Podiumsdiskussion eingeladen. Ziel war, sowohl über den Einsatz von KI in Betrieben und im Staat Informationen von Anwendern und wissenschaftlicher Expertise zu erhalten sowie Unternehmen, Bürgern und Studenten Begegnung auf dem Boden der Universität zu ermöglichen.
Das Protokoll enthält eine Zusammenfassung des Abends; die Vorträge können über die MIT Bodensee bezogen werden.

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Bild 1 v.l.n.r. Dr. H. Kräwinkel, M. Braun, Prof. Dr. J. von Lucke

„Die teuerste KI ist die, die niemand nutzt - Warum Führung über den Erfolg von KI entscheidet“

Frau Melanie Braun greift in ihrem Vortrag auf ihre Erfahrungen als systemische Organisationsentwicklerin, Business Coach und Mediatorin zurück. Gewonnen hat sie diese bei verschiedenen Unternehmen, etwa auch bei der Deutschen Bahn AG.

Bild 2 Auswahlkriterien für den Einsatz von KI

Auf dem Weg zur vollständigen Anwendung sollte mit der KI zunächst experimentiert werden, ohne dass sie gleich in konkrete Abläufe eingebunden wird. Dies sollte offenlegen, wo Zeit und Kosten eingespart werden können. Erst dann beginnt der Entwurf der Transformation, bei der Strukturen und womöglich die Wertschöpfungskette verändert werden und die strategische Reichweite der Veränderung für die Zukunft geprüft werden sollte. Begleitet werden muss dies in Form einer für alle sichtbaren Einführung im System und in der Organisationslogik unter Einbeziehung aller Mitarbeitenden (Bild 3).

Bild 3 Wie KI einführen

In Bild 4 zeigt Frau Braun die „4 Dimensionen wirksamer Change- und Transformationsprojekte“ nach Leavitt’s Daimond: es veranschaulicht die Wechselwirkungen und erklärt, warum eindimensionale bzw. nur Tool-gedachte KI-Projekte zum Scheitern verurteilt sind

Bild 4 Vier Dimensionen wirksamer Change- und Transformationsprojekte

Zum Schluss ihres mit Beispielen gespickten Vortrags weist Frau Braun auf die Möglichkeit hin, sich bei der Einführung von KI-Tools (außer bei ihr) Rat zu holen (siehe QR-Code in Bild 5).

Bild 5 Unterstützung bei der Einführung von KI im Unternehmen

Das zweite Thema

„Digitaler Aufbruch statt Papierstau: KI, Bürokratieabbau und digitale Souveränität als Erfolgsfaktoren“

Professor Dr. Jörn von Lucke ist Institutsdirektor und Professoer an der Zeppelin Universität (The Open Government Institute) und hat den Lehrstuhl für Verwaltungs- und Wirtschaftsinformatik inne. Er ist auf diesem Gebiet Experte und arbeitet u.a. auch zusammen mit dem Fraunhofer Institut für Offen Kommunikationssysteme (FOKUS), dem Forschungsinstitut für öffentliche Verwaltung Speyer (FÖV Speyer) und der Fachgruppe Verwaltungsinformatik der Gesellschaft für Informatik e.V.

Mit Hochgeschwindigkeit wird das Publikum über eine grundlegende Einordnung von KI (a), über den Stand der KI-Entwicklung (b), Angebote zum Wissenserwerb (c), generative KI und deren Möglichkeiten (d) informiert gefolgt von Betrachtungen der allgemeinen Risiken (e) sowie KI generierte Falschinformationen.
Danach wird an einem Beispiel gezeigt, wie einfach der Entwurf und die Optimierung von Geschäftsprozessen ist (f).
Erst dann geht Herr von Lucke auf KI in der Verwaltung ein (g).

(a) Einordnung von KI

Künstliche Intelligenz umfasst unterschiedliche technische Ansätze und Systeme. Übergeordnetes Ziel ist die Unterstützung oder Automatisierung menschlicher Tätigkeiten und Prozesse. Bild 6 zeigt, wo KI bereits eingesetzt wird.

Bild 6 Heutige Bandbreite des Einsatzes von KI

Grundsätzlich sollte (wie schon im Vortrag von Frau Braun genannt) vor einem Einsatz von KI immer gefragt werden, ob der Einsatz wirklich sinnvoll ist. Im Kontext von generativer KI gelten aber andere Spielregeln, denn Anforderungen an Korrektheit und Vollständigkeit können nicht vollständig garantiert werden. Dennoch macht der Einsatz von generativer KI durchaus Sinn, wenn

• Probleme eine hohe Komplexität aufweisen,
• umfangreiches oder schwer zugängliches Wissen erforderlich ist,
• Probleme nicht vollständig formal bzw. eindeutig beschreibbar sind,
• Probleme nicht oder nicht effizient mit klassischen Verfahren
  berechenbar sind, bzw. sehr große Lösungsräume untersucht
  werden müssen

Grundsätzlich lässt sich sagen, dass KI die Möglichkeiten erweitert, komplexe Problemstellungen zu bearbeiten, nicht aber automatisch die menschliche Verantwortung ersetzt.

(b) Stand der Entwicklung

Bild 7 kennzeichnet die heutige Front der Entwicklung: Large Language Models (LLMs). Autofahrern dürfte dieser Treppe vielleicht bekannt vorkommen – relativ ähnlich dem Weg bis zum autonomen Fahren.

Bild 7 Stufenmodell der Entwicklung von KI von den Anfängen bis zur Superintelligenz

Bei diesem Treppenmodell ist zwischen unterschiedlichen Graden der Automatisierung zu unterscheiden:

• Unterstützung des Menschen,
• teilweise Automatisierung,
• weitgehende Automatisierung,
• vollständige Autonomie.

Die Entwicklung heutiger KI-Systeme sollte daher nicht allein danach beurteilt werden, ob sie „intelligent“ wirken, sondern danach, welche Aufgaben sie zuverlässig und unter welchen Rahmenbedingungen übernehmen können.

(c) Für diejenigen, die sich intensiver mit KI auseinandersetzen
      wollen, 

weist von Lucke auf die Lernplattform „Künstliche Intelligenz“ hingewiesen. Dort stehen unter anderem zur Verfügung:
• Onlinekurse,
• Videos,
• Podcasts,
• weitere Lern- und Informationsangebote.
Ziel ist es, KI-Kompetenzen systematisch aufzubauen und den sicheren und reflektierten Umgang mit KI zu fördern
 (KI-Campus | Die Lernplattform für Künstliche Intelligenz).

(d) Generative KI

Mit einem Stammbaum der großen Sprachmodelle zeigt von Lucke die Entwicklung und Zusammenhänge verschiedener Modellfamilien. Ergänzend verweist er auf LLM-Benchmarks und entsprechende Vergleichsmöglichkeiten (Bild 8) und zeigt, was der Kern der LLMs ist (Bild 9).

Bild 8 Ursprünge und Verzweigungen der Entwicklung von KI-Modellen

Bild 9 Transfomer als wesentliches Kennzeichen generativer KI

Zu den unterschiedlichen Fähigkeiten generativer KI gehören:

• Erzeugen und Bearbeiten von Texten,
• Zusammenfassen und Strukturieren von Informationen,
• Beantwortung von Fragen,
• Übersetzung,
• Analyse und Klassifikation,
• Unterstützung bei der Entwicklung von Konzepten,
• Generierung von Ideen und Lösungsansätzen,
• Unterstützung bei der Erstellung von Prozessen und Dokumenten,
• Erzeugung bzw. Bearbeitung von Bildern und anderen Medien.

Entscheidend bei der Anwendung ist immer, welche Aufgaben bei der KI und welche beim Menschen liegen (Bild 10); KI kann als Werkzeug, Assistent oder automatisiertes System eingesetzt werden.

Bild 10 Eigener Arbeitsaufwand bei Einsatz von KI je nach Aufgabenstellung

(e) Risiken beim Einsatz von KI

Diese sind Falschinformationen, Deepfakes und Missbrauch bei z.B:
• Bildern,
• Texten,
• Audio,
• Videos,
• scheinbar authentischen Nachrichten und Informationen.

Damit entstehen neue Möglichkeiten für Täuschung, Manipulation und Desinformation, anbei nur ein Beispiel von vielen, der von Lucke zeigt (https://www.youtube.com/shorts/ILn7MRnpqPA).

(f) Entwurf und Optimierung von Geschäftsprozessen

Anhand eines Beispiels aus dem Internet (https://www.youtube.com/watch?v=dl_y8rbUyiw ) zeigt von Lucke, wie mit KI ein Business-Prozess entwickelt bzw. strukturiert werden kann. Hier wird eine wesentliche Stärke generativer KI deutlich:

- KI kann nicht nur bestehende Informationen verarbeiten, sondern
   auch bei der Entwicklung neuer Prozesse und Lösungsansätze
   unterstützen.
Dies ist insbesondere für Verwaltungsprozesse interessant.

(g) KI in der Verwaltung

Automatisierung der Verwaltung
Grundsätzlichen ist zwischen zwei Systemtypen zu unterscheiden:
- Entscheidungsunterstützende Systeme; die KI
      - analysiert Informationen,
      - macht Vorschläge,
      - zeigt Handlungsoptionen auf,
      - unterstützt die Entscheidungsfindung.
Die Entscheidung bleibt beim Menschen

- Entscheidende Systeme
  Das System trifft bzw. vollzieht selbst eine Entscheidung. Damit
  verschiebt sich die Verantwortung und es entstehen deutlich höhere
   Anforderungen an:
       - Rechtmäßigkeit,
       - Nachvollziehbarkeit,
       - Kontrolle,
       - Transparenz,
       - technische Zuverlässigkeit,
       - menschliche Eingriffsmöglichkeiten.

Verwaltungsakt und vollständige Automatisierung
Ein Verwaltungsakt ist eine einseitige Verfügung, Entscheidung, Maßnahme oder ein Eingriff einer Behörde gegenüber einem Bürger bzw. einer Gruppe auf dem Gebiet des öffentlichen Rechts. Die klassische Definition wird mit dem Staatsrechtler Otto Mayer verbunden. Ein Verwaltungsakt kann vollständig durch automatische Einrichtungen erlassen werden, wenn dies durch Rechtsvorschrift zugelassen ist und weder ein Ermessen noch ein Beurteilungsspielraum besteht.
Damit wird deutlich:
Technische Automatisierbarkeit und rechtliche Zulässigkeit sind zwei unterschiedliche Fragen.

Bürokratieabbau
Bürokratie wird häufig aufgrund von Qualitätsmängeln in der Rechtsetzung als Überbürokratisierung wahrgenommen. Als wesentliche Ursachen werden genannt:
• zu viele Dokumentationspflichten,
• umfangreiche Nachweispflichten,
• zahlreiche Meldepflichten,
• komplexe Entscheidungsprozesse,
• unnötige bzw. ineffiziente Verfahrensschritte.

Die Bürokratiekosten in der deutschen Wirtschaft werden auf 65 Mrd Euro geschätzt.

Eine Rückführung von Bürokratie könnte insbesondere erfolgen durch:

- Überarbeitung bestehender Verfahren
    • Reflexion bestehender Abläufe,
    • Überarbeitung von Anträgen,
    • Reduktion von Nachweispflichten,
    • Vereinfachung von Entscheidungsprozessen.

- Grundlegende Reduktion von Bürokratie


Dabei geht es um eine weitgehende Reduktion unnötiger Regelungen und Verfahren. Dies kann gleichzeitig eine höhere Qualität und Klarheit der verbleibenden Regelungen erfordern.

KI sollte beim Bürokratieabbau sowohl im Problemraum als auch im Lösungsraum eingesetzt werden.

Problemraum; KI kann unterstützen bei:
   • Problemerkennung,
   • Problemartikulation,
   • Analyse bestehender Prozesse,
   • Identifikation von Redundanzen,
   • Erkennung unnötiger Dokumentations- und Nachweispflichten.

Lösungsraum; KI kann unterstützen bei:
   • Konzeptgenerierung,
   • Entwicklung alternativer Verfahren,
   • Vergleich von Lösungsvarianten,
   • Auswahl bzw. Bewertung von Optionen,
   • Erweiterung des Lösungsraums,
   • Gesetzesfolgenabschätzung.

Damit wird KI nicht nur als Automatisierungsinstrument, sondern auch als Instrument zur Verbesserung von Rechtsetzung und Verwaltungsprozessen verstanden.

Gesetzesfolgenabschätzung und parlamentarische Prozesse
Ein besonderer Ansatz besteht darin, die Möglichkeiten von KI stärker in parlamentarische Verfahren einzubeziehen. Gesetzesfolgen und alternative Regelungsansätze könnten systematisch analysiert und beispielsweise in den Vermittlungsausschüssen des Bundestages bzw. der Landtage bewertet und weiterentwickelt werden.

Dafür wären insbesondere erforderlich:
   • standardisierte Dokumentvorlagen,
   • standardisierte Prozessketten,
   • nachvollziehbare Bewertungskriterien,
   • transparente Entscheidungsgrundlagen,
   • klare Verantwortlichkeiten.

Verwiesen wird in diesem Zusammenhang auf die Publikation Jörn von Lucke: Große Sprachmodelle und Bürokratieabbau, in: Verwaltung & Management, 31. Jahrgang, Heft 3, Nomos Verlagsgesellschaft, Baden-Baden 2025, S. 99 - 110. Online: https://doi.org/10.5771/0947-9856-2025-3-99 .

Podiumsdiskussion
Aufgrund der fortgeschrittenen Stunde blieb nur wenig Zeit für die Diskussion. Fragen durch das Auditorium bzw. den Moderator betrafen z.B. den Einsatz der KI in der Verwaltung und ob man da überhaupt Erfolge erzielen könne. Herr von Lucke verwies auf erste und bereits durchgeführte Verbesserung und die in seinem Vortrag dargelegten Stufen, die durchaus die Gesetzgebung und damit die Parlamente mit einbeziehen. Der Diskussion über KI für die Ausbildung und der Notwendigkeit, gerade wegen der KI zukünftig einen hohen Ausbildungsstand der Bevölkerung zu erreichen, wurde neben einigen wenigen anderen Themen breiter Raum gegeben.

Fazit
Es war ein spannender Abend mit vielfältigen Einblicken in die sich weiter entwickelnde Welt der Künstlichen Intelligenz und ihre Potenziale, mit praktischen Einsatzmöglichkeiten und den Voraussetzungen für einen erfolgreichen und strukturierten Einsatz..